Αντικείμενο της υπηρεσίας είναι η εξειδικευμένη υποστήριξη του Δήμου Μεγαρέων για την ωρίμανση του έργου: «Ενεργειακή Αναβάθμιση, Αυτοματοποίηση και Διαχείριση του Δικτύου Ηλεκτροφωτισμού Κοινοχρήστων Χώρων (Οδοφωτισμός) στο Δήμο Αμαρουσίου». Στο πλαίσιο της υπηρεσίας, ο δήμος Αμαρουσίου προέλαβε την εταιρεια μας, η οποία ανέλαβε να εκπονήσει μελέτη σκοπιμότητας (CPV: 79314000-8 Μελέτη σκοπιμότητας), στην οποία εξετάστηκαν όλα τα ανωτέρω αναφερόμενα χρηματοδοτικά μοντέλα και  διερευνήθηκε ποιο ή ποια από αυτά δύνανται να εφαρμοστούν και είναι κατάλληλα στην περίπτωση του Αμαρουσίου.

Ειδικότερα, στο πλαίσιο της παρούσας ανάθεσης εξετάστηκε η βιωσιμότητα κάθε πιθανού χρηματοδοτικού μοντέλου, με τη χρήση εξειδικευμένου λογισμικού, κατάλληλου για χρηματοοικονομικές αναλύσεις και αναλύσεις βιωσιμότητας – σκοπιμότητας. Στο εν λόγω λογισμικό ως δεδομένα εισόδου, εκτός από τις μεταβλητές που ορίζει κάθε χρηματοδοτικό μοντέλο, εισήχθησαν και όλα τα δεδομένα της υφιστάμενης κατάστασης του δικτύου οδοφωτισμού (αριθμός και είδος φωτιστικών, καταναλώσεις και έξοδα σε ηλεκτρική ενέργεια με βάση τους λογαριασμούς της ΔΕΗ κ.λπ).

Συμπερασματικά, η μελέτη σκοπιμότητας απάντησε σε συγκεκριμένα ερωτήματα που αφορούν:

1. στο εάν είναι σκόπιμη και αποδοτική μια τέτοια σύμβαση για την αναβάθμιση του δικτύου οδοφωτισμού, δεδομένων των μεταβλητών κάθε χρηματοδοτικού μοντέλου, αλλά και των καταγραφών που έχουν γίνει στο παρελθόν,
2. στην επιλογή του βέλτιστου χρηματοδοτικού μοντέλου, αλλά και του ευνοϊκότερου σεναρίου στο εκάστοτε χρηματοδοτικό μοντέλο και
3. στην βέλτιστη οικονομική συμφωνία που θα προκύψει στο πλαίσιο των συμβατικών υποχρεώσεων με τον ανάδοχο που θα αναλάβει την αναβάθμιση του δικτύου. 

Κατόπιν των ανωτέρω και αφού επιλεγεί το κατάλληλο χρηματοδοτικό μοντέλο και το ευνοϊκότερο σενάριο, προετοίμασε το δήμο, προκειμένου ο τελευταίος να προχωρήσει στην διαγωνιστική διαδικασία, από την οποία θα προκύψει ο ανάδοχος που θα αναλάβει την αναβάθμιση του δικτύου οδοφωτισμού. Στο πλαίσιο αυτό, η εταιρεία μας εκτέλεσε τις κάτωθι ενέργειες:

• Σύνταξη Τεύχους Τεχνικών Προδιαγραφών για τα νέα φωτιστική και για το σύστημα τηλε-ελέγχου και τηλε-διαχείρισης.
• Σύνταξη Τεύχους Ειδικής Συγγραφής Υποχρεώσεων.
• Σύνταξη Τευχών Διακήρυξης για διαγωνισμό με την μέθοδο του δανεισμού ή την μέθοδο της μακροχρόνιας παραχώρησης.
• Σύνταξη Περίληψης Διαγωνισμού.
• Σύνταξη Σχεδίου Σύμβασης .
• Υποστήριξη σε λοιπά δικαιολογητικών και διαδικασίες που θα απαιτηθούν για την ένταξη του δήμου στο χρηματοδοτικό μοντέλο που θα αποφασιστεί.

Σκοπός της υπηρεσίας ήταν ο σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η εγκατάσταση Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας της εταιρίας ΔΙ.Α.Α.ΜΑ.Θ. Α.Ε. σύμφωνα με το πρότυπο 1429 με παράλληλη κάλυψη των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008, ως Τελικού Δικαιούχου προγραμμάτων του ΕΣΠΑ και καταγραφή και ανάλυση όλων των απαραίτητων ενεργειών για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του υφιστάμενου πλαισίου Προτύπου Διαχειριστικής Επάρκειας Τελικού Δικαιούχου και τη βελτίωση των διαδικασιών λειτουργίας του. Ο φορέας πιστοποίησης στον οποίο απευθύνθηκε η εταιρία για τον έλεγχο του συστήματος διαχειριστικής επάρκειας είναι η Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης.

Φάσεις του έργου

Οι φάσεις του έργου ήταν οι κάτωθι:

• Διαγνωστική Μελέτη
• Ενημέρωση προσωπικού
• Ανάπτυξη Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας ΕΛΟΤ 1429 και των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008
• Εκπαίδευση Προσωπικού
• Δοκιμαστική Εφαρμογή
• Πιστοποίηση

Αντικείμενο της Πράξης «Παροχή υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης στο δήμο Γλυφάδας για την ωρίμανση έργων στον τομέα της Πληροφορικής και των Επικοινωνιών» είναι η εξειδικευμένη υποστήριξη του Δήμου Γλυφάδας για την ωρίμανση  Έργων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Πράξεων), που πρόκειται να ενταχθούν σε Επιχειρησιακά Προγράμματα του ΕΣΠΑ. Συγκεκριμένα, ο Δήμος Γλυφάδας θα αναθέσει, στο πλαίσιο της Πράξης, υπηρεσίες υποστήριξης σε Τεχνικό Σύμβουλο με στόχο την ωρίμανση τεσσάρων έργων στον τομέα των Τεχνολογιών Πληροφορικής και των Επικοινωνιών:

1. Διαδικτυακή πλατφόρμα υποστήριξης της τοπικής επιχειρηματικότητας και ενίσχυσης της απασχόλησης εντός των ορίων του δήμου
2. Ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης αιτημάτων των πολιτών με ενσωματωμένο σύστημα αυτόματης ενημέρωσης
3. Νέα διαδικτυακή πύλη ενημέρωσης του δήμου με ενσωματωμένες υπηρεσίες εξατομικευμένων συναλλαγών
4. Σύστημα διαχείρισης και παρακολούθησης των Αθλητικών Δραστηριοτήτων στο Γκολφ της Γλυφάδας και στις λοιπές αθλητικές εγκαταστάσεις και υποδομές.

 Οι παρεχόμενες από τον Τεχνικό Σύμβουλο υπηρεσίες υποστήριξης είναι απαραίτητες προκειμένου να σχεδιαστούν και να ωριμάσουν οι ανωτέρω αναφερθείσες πράξεις, οι οποίες θα υποβληθούν ως προτάσεις στο πλαίσιο νέων προσκλήσεων από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» ή / και από το «ΠΕΠ Αττικής». Οι εν λόγω υπηρεσίες περιλαμβάνουν:

• Σύνταξη αναλυτικού προγραμματισμού
• Ξεχωριστές ενδιάμεσες αναφορές προόδου για κάθε ένα από τα τέσσερα έργα
• Σύνταξη τεχνικού Δελτίου και εντύπου ανάλυσης κόστους για κάθε πράξη
• Σύνταξη λοιπών δικαιολογητικών για κάθε πράξη
• Ξεχωριστές απολογιστικές εκθέσεις αξιολόγησης της ωρίμανσης για κάθε ένα από τα τέσσερα έργα

Σκοπός του έργου ήταν σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η εγκατάσταση Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας του Δήμου Δυτικής Μάνης σύμφωνα με το πρότυπο 1429 με παράλληλη κάλυψη των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008, ως Τελικού Δικαιούχου προγραμμάτων του ΕΣΠΑ και καταγραφή και ανάλυση όλων των απαραίτητων ενεργειών για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του υφιστάμενου πλαισίου Προτύπου Διαχειριστικής Επάρκειας Τελικού Δικαιούχου και τη βελτίωση των διαδικασιών λειτουργίας του. Ο φορέας πιστοποίησης στον οποίο απευθύνθηκε ο Δήμος Δυτικής Μάνης για τον έλεγχο του συστήματος διαχειριστικής επάρκειας είναι η Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Πελοποννήσου.

Πεδίο Εφαρμογής

Το Πεδίο Πιστοποίησης θα αφορά σχεδιασμό, ανάπτυξη και υλοποίηση τεχνικών έργων, διενέργεια μελετών, προμηθειών και υπηρεσιών (κατηγορία Α & Β).

Φάσεις του έργου

Οι φάσεις του έργου θα είναι οι κάτωθι:

• Διαγνωστική Μελέτη
• Ενημέρωση προσωπικού
• Ανάπτυξη Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας ΕΛΟΤ 1429 και των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008
• Εκπαίδευση Προσωπικού
• Δοκιμαστική Εφαρμογή
• Πιστοποίηση

Φάση 1: Διαγνωστική Μελέτη

Κατά την διαγνωστική μελέτη θα πραγματοποιηθούν τα κάτωθι:

• Gap Analysis (ανάλυση αποκλίσεων) μεταξύ της υφιστάμενης κατάστασης και των απαιτήσεων του προτύπου ΕΛΟΤ 1429 και των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008.
• Ανάπτυξη Action Plan με καθορισμένες υπευθυνότητες και αρμοδιότητες για την κάλυψη των αποκλίσεων.
• Αναλυτικό πρόγραμμα έργου που θα περιλαμβάνει:

• Το χρονοδιάγραμμα όλου του έργου.
• Τις διαδικασίες που θα αναπτυχθούν.
• Τους υπευθύνους που θα εμπλακούν.
• Το χρονοδιάγραμμα συναντήσεων.

Φάση 2: Ενημέρωση Προσωπικού

Η αρχική ενημέρωση του προσωπικού στοχεύει στην:

• Ενημέρωσή τους σχετικά με τις απαιτήσεις του ΕΛΟΤ 1429 και των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008.
• Κατανόηση της δικής τους συνεισφοράς στο έργο.
• Αποσαφήνιση των στόχων του έργου .
• Μείωση της φυσιολογικής αντίστασης σε τυχών αλλαγές που θα απαιτηθούν λόγω του προτύπου.

Η αρχική ενημέρωση θεωρείται κρίσιμο σημείο για την επιτυχία του έργου όχι μόνο κατά την αρχική ανάπτυξη του Συστήματος, αλλά κυρίως στην διατήρησή του, μετά την 1η πιστοποίηση.

Φάση 3: Ανάπτυξη Σ.Δ.ΕΠ.

Η ανάπτυξη του Σ.Δ.ΕΠ. πραγματοποιήθηκε σταδιακά με συναντήσεις συμβουλευτικού χαρακτήρα που γίνονταν στους χώρους του Δήμου.

Κατά τις συναντήσεις αυτές :

• Συζητείται σε λεπτομέρεια ο τρόπος εργασίας και ελέγχονται όλα τα αρχεία που τηρούνται.
• Προτείνονται πρακτικές για την κάλυψη των απαιτήσεων του προτύπου.
• Προτείνονται βελτίωσεις για την αποδοτικότερη και αποτελεσματικότερη ροή των διαδικασιών.
• Καταγράφονται οι διαδικασίες και αναπτύσσεται η τεκμηρίωση (documentation) που απαιτεί το πρότυπο.

Όλες οι διαδικασίες και τα έγγραφα που θα αναπτυχθούν πρέπει να εγκρίνονται από την Διοίκηση του  Δήμου.

Φάση 4: Εκπαίδευση Προσωπικού

Θα διενεργηθούν οι κάτωθι εκπαιδεύσεις:

• Σύστημα Ποιότητας
• Όλο το εμπλεκόμενο προσωπικό θα εκπαιδευτεί στις διαδικασίες και στον τρόπο τήρησης των αρχείων που απαιτεί το Σ.Δ.ΕΠ. καθώς και στην εφαρμογή και καλή τήρηση των διαδικασιών διαχείρισης προγραμμάτων του ΕΣΠΑ.
• Εσωτερικοί Επιθεωρητές
• Τουλάχιστον 2 μέλη θα εκπαιδευτούν ως εσωτερικοί επιθεωρητές, ώστε να ελέγχουν το  Σ.Δ.ΕΠ.  μετά την πιστοποίηση του Δήμου.

Φάση 5: Δοκιμαστική Εφαρμογή

Είναι η φάση όπου το Σ.Δ.ΕΠ. θα εφαρμόζεται στην πράξη από όλο το εμπλεκόμενο προσωπικό. Προϋπόθεση αποτελεί η έγκριση των διαδικασιών και της τεκμηρίωσης από την Διοίκηση. Κατά την διάρκεια της θα πραγματοποιούνται:

• Αλλαγές/Προσαρμογές στο Σ.Δ.ΕΠ.: Η πρακτική εφαρμογή συνήθως αποκαλύπτει δυσκολίες στην τήρηση των διαδικασιών αλλά και των αρχείων, με βάση τις οποίες τροποποιείται αντίστοιχα το Σ.Δ.ΕΠ.
• Διενέργεια Εσωτερικών Επιθεωρήσεων: Θα διενεργηθούν τουλάχιστον ένας (1) κύκλος επιθεωρήσεων από τον Τεχνικό Σύμβουλο, ώστε να ελεγχθεί το σύστημα εξονυχιστικά και: α) Να καλυφθούν πιθανά κενά, β) Να εξοικειωθεί το προσωπικό με την επιθεώρηση, γ) Να εκπαιδευτούν πρακτικά οι εσωτερικοί επιθεωρητές

Φάση 6: Πιστοποίηση

Η εταιρεία μας ανέλαβε την συμπλήρωση Τυποποιημένου Εντύπου Ι της εγκυκλίου του ΥΠΟΙΟ.

Το έργο του Συμβούλου Αξιολόγησης (ΣΑ) αφορά στην υποστήριξη της ΕΥΤΥΚΑ ως προς την Αξιολόγηση και Αποτίμηση της Πράξης «Health Voucher – Εισιτήριο Ελεύθερης πρόσβασης σε Υπηρεσίες Υγείας ΠΦΥ» του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού».

Ο στόχος της Αξιολόγησης και Αποτίμησης της πράξης είναι η παροχή στους αρμόδιους φορείς λήψης αποφάσεων των κατάλληλων πληροφοριών, στοιχείων και εκτιμήσεων σχετικά με την επίτευξη των ποσοτικών στόχων, την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα της Πράξης, το προφίλ των ωφελουμένων καθώς και τα προβλήματα που αντιμετώπισαν, την ικανοποίηση αυτών ούτως ώστε να διαμορφωθούν έγκυρες και αντικειμενικές προτάσεις για βελτίωση στην συνέχιση υλοποίησης της Πράξης.