Προετοιμασία και Υποβολή Φακέλου του Δήμου Δυτικής Μάνης για την Ανάπτυξη Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας Τύπου Α και τύπου Β

Σκοπός του έργου ήταν σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η εγκατάσταση Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας του Δήμου Δυτικής Μάνης σύμφωνα με το πρότυπο 1429 με παράλληλη κάλυψη των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008, ως Τελικού Δικαιούχου προγραμμάτων του ΕΣΠΑ και καταγραφή και ανάλυση όλων των απαραίτητων ενεργειών για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του υφιστάμενου πλαισίου Προτύπου Διαχειριστικής Επάρκειας Τελικού Δικαιούχου και τη βελτίωση των διαδικασιών λειτουργίας του. Ο φορέας πιστοποίησης στον οποίο απευθύνθηκε ο Δήμος Δυτικής Μάνης για τον έλεγχο του συστήματος διαχειριστικής επάρκειας είναι η Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Πελοποννήσου.

Πεδίο Εφαρμογής

Το Πεδίο Πιστοποίησης θα αφορά σχεδιασμό, ανάπτυξη και υλοποίηση τεχνικών έργων, διενέργεια μελετών, προμηθειών και υπηρεσιών (κατηγορία Α & Β).

Φάσεις του έργου

Οι φάσεις του έργου θα είναι οι κάτωθι:

• Διαγνωστική Μελέτη
• Ενημέρωση προσωπικού
• Ανάπτυξη Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας ΕΛΟΤ 1429 και των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008
• Εκπαίδευση Προσωπικού
• Δοκιμαστική Εφαρμογή
• Πιστοποίηση

Φάση 1: Διαγνωστική Μελέτη

Κατά την διαγνωστική μελέτη θα πραγματοποιηθούν τα κάτωθι:

• Gap Analysis (ανάλυση αποκλίσεων) μεταξύ της υφιστάμενης κατάστασης και των απαιτήσεων του προτύπου ΕΛΟΤ 1429 και των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008.
• Ανάπτυξη Action Plan με καθορισμένες υπευθυνότητες και αρμοδιότητες για την κάλυψη των αποκλίσεων.
• Αναλυτικό πρόγραμμα έργου που θα περιλαμβάνει:

• Το χρονοδιάγραμμα όλου του έργου.
• Τις διαδικασίες που θα αναπτυχθούν.
• Τους υπευθύνους που θα εμπλακούν.
• Το χρονοδιάγραμμα συναντήσεων.

Φάση 2: Ενημέρωση Προσωπικού

Η αρχική ενημέρωση του προσωπικού στοχεύει στην:

• Ενημέρωσή τους σχετικά με τις απαιτήσεις του ΕΛΟΤ 1429 και των οδηγών εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008.
• Κατανόηση της δικής τους συνεισφοράς στο έργο.
• Αποσαφήνιση των στόχων του έργου .
• Μείωση της φυσιολογικής αντίστασης σε τυχών αλλαγές που θα απαιτηθούν λόγω του προτύπου.

Η αρχική ενημέρωση θεωρείται κρίσιμο σημείο για την επιτυχία του έργου όχι μόνο κατά την αρχική ανάπτυξη του Συστήματος, αλλά κυρίως στην διατήρησή του, μετά την 1η πιστοποίηση.

Φάση 3: Ανάπτυξη Σ.Δ.ΕΠ.

Η ανάπτυξη του Σ.Δ.ΕΠ. πραγματοποιήθηκε σταδιακά με συναντήσεις συμβουλευτικού χαρακτήρα που γίνονταν στους χώρους του Δήμου.

Κατά τις συναντήσεις αυτές :

• Συζητείται σε λεπτομέρεια ο τρόπος εργασίας και ελέγχονται όλα τα αρχεία που τηρούνται.
• Προτείνονται πρακτικές για την κάλυψη των απαιτήσεων του προτύπου.
• Προτείνονται βελτίωσεις για την αποδοτικότερη και αποτελεσματικότερη ροή των διαδικασιών.
• Καταγράφονται οι διαδικασίες και αναπτύσσεται η τεκμηρίωση (documentation) που απαιτεί το πρότυπο.

Όλες οι διαδικασίες και τα έγγραφα που θα αναπτυχθούν πρέπει να εγκρίνονται από την Διοίκηση του  Δήμου.

Φάση 4: Εκπαίδευση Προσωπικού

Θα διενεργηθούν οι κάτωθι εκπαιδεύσεις:

• Σύστημα Ποιότητας
• Όλο το εμπλεκόμενο προσωπικό θα εκπαιδευτεί στις διαδικασίες και στον τρόπο τήρησης των αρχείων που απαιτεί το Σ.Δ.ΕΠ. καθώς και στην εφαρμογή και καλή τήρηση των διαδικασιών διαχείρισης προγραμμάτων του ΕΣΠΑ.
• Εσωτερικοί Επιθεωρητές
• Τουλάχιστον 2 μέλη θα εκπαιδευτούν ως εσωτερικοί επιθεωρητές, ώστε να ελέγχουν το  Σ.Δ.ΕΠ.  μετά την πιστοποίηση του Δήμου.

Φάση 5: Δοκιμαστική Εφαρμογή

Είναι η φάση όπου το Σ.Δ.ΕΠ. θα εφαρμόζεται στην πράξη από όλο το εμπλεκόμενο προσωπικό. Προϋπόθεση αποτελεί η έγκριση των διαδικασιών και της τεκμηρίωσης από την Διοίκηση. Κατά την διάρκεια της θα πραγματοποιούνται:

• Αλλαγές/Προσαρμογές στο Σ.Δ.ΕΠ.: Η πρακτική εφαρμογή συνήθως αποκαλύπτει δυσκολίες στην τήρηση των διαδικασιών αλλά και των αρχείων, με βάση τις οποίες τροποποιείται αντίστοιχα το Σ.Δ.ΕΠ.
• Διενέργεια Εσωτερικών Επιθεωρήσεων: Θα διενεργηθούν τουλάχιστον ένας (1) κύκλος επιθεωρήσεων από τον Τεχνικό Σύμβουλο, ώστε να ελεγχθεί το σύστημα εξονυχιστικά και: α) Να καλυφθούν πιθανά κενά, β) Να εξοικειωθεί το προσωπικό με την επιθεώρηση, γ) Να εκπαιδευτούν πρακτικά οι εσωτερικοί επιθεωρητές

Φάση 6: Πιστοποίηση

Η εταιρεία μας ανέλαβε την συμπλήρωση Τυποποιημένου Εντύπου Ι της εγκυκλίου του ΥΠΟΙΟ.

• 08-09-2014