El objetivo del proyecto era el diseño, desarrollo e instalación del Sistema de Adecuación de la Gestión del Ayuntamiento de Mani Occidental de acuerdo con la norma 1429 con cobertura paralela de las directrices de aplicación ELOT 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008, como Beneficiario Final de los programas NSRF y el registro y análisis de todas las acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos del marco existente de la Norma de Adecuación de la Gestión de Beneficiario Final y la mejora de sus procedimientos operativos. El organismo de certificación al que se dirige el Ayuntamiento de Mani Occidental para la auditoría del sistema de adecuación de la gestión es la Autoridad de Gestión de la Región del Peloponeso.
Ámbito de aplicación
El Alcance de la Certificación abarcará el diseño, desarrollo y ejecución de proyectos técnicos, estudios, adquisiciones y servicios (categoría A y B).
Fases del proyecto
Las fases del proyecto serán las siguientes:
- Estudio diagnóstico
- Información al personal
- Desarrollo del Sistema de Adecuación de la Gestión ELOT 1429 y de las guías de aplicación ELOT 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008
- Formación del personal
- Aplicación de prueba
- Certificación
Fase 1: Estudio de diagnóstico
Durante el estudio diagnóstico se realizará lo siguiente:
- Análisis de las diferencias entre la situación existente y los requisitos de la norma ELOT 1429 y las directrices de aplicación ELOT 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008.
- Desarrolla un Plan de Acción con responsabilidades definidas para abordar las discrepancias.
- Un programa detallado del proyecto que incluirá
- El calendario de todo el proyecto.
- Los procedimientos a desarrollar.
- Las personas que participarán.
- El calendario de reuniones.
Fase 2: Sesión informativa para el personal
La sesión informativa inicial del personal tiene por objeto
- Informarles sobre los requisitos de la norma ELOT 1429 y las guías de aplicación ELOT 1431-1, 1431-2, 1431-3:2008.
- Comprender su propia contribución al proyecto.
- Aclaración de los objetivos del proyecto .
- Reducción de la resistencia fisiológica a los cambios que exigirá la norma.
La actualización inicial se considera un punto crítico para el éxito del proyecto, no sólo durante el desarrollo inicial del Sistema, sino especialmente en su mantenimiento tras la primera certificación.
Fase 3: Desarrollo de la APP.
El desarrollo del S.D.E.P. se llevó a cabo gradualmente mediante reuniones consultivas celebradas en los locales del Ayuntamiento.
Durante estas reuniones :
- Se discute en detalle la forma de trabajar y se comprueban todos los registros que se llevan.
- Se proponen prácticas para cumplir los requisitos de la norma.
- Se proponen mejoras para un flujo de procesos más eficiente y eficaz.
- Se registran los procedimientos y se elabora la documentación exigida por la norma.
Todos los procedimientos y documentos que se elaboren deben ser aprobados por la Administración Municipal.
Fase 4: Formación del personal
Se llevarán a cabo las siguientes sesiones de formación:
- Sistema de calidad
- Todo el personal implicado recibirá formación sobre los procedimientos y el mantenimiento de registros exigidos por el S.D.E.P., así como sobre la aplicación y el correcto cumplimiento de los procedimientos para la gestión de los programas del NSRF.
- Inspectores internos
- Al menos 2 miembros serán formados como inspectores internos para auditar el S.D.E.P. después de que la Ciudad esté certificada.
Fase 5: Prueba de aplicación
Esta es la fase en la que el PAI será puesto en práctica por todo el personal implicado. Un requisito previo es la aprobación de los procedimientos y la documentación por parte de la dirección. Durante este periodo tendrá lugar lo siguiente
- Cambios/adaptaciones al SIGC: La aplicación práctica suele revelar dificultades para mantener los procedimientos y registros, por lo que el SIGC se modifica en consecuencia.
- Realización de Inspecciones Internas: el Asesor Técnico realizará al menos un (1) ciclo de inspecciones, con el fin de comprobar a fondo el sistema y: a) cubrir posibles lagunas, b) familiarizar al personal con la inspección, c) formar prácticamente a los inspectores internos.
Fase 6: Certificación
Nuestra empresa se encargó de cumplimentar el formulario normalizado I de la circular del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.
- 08-09-2014