ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΤΟΥ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ - Best City Awards 2022
BEST CITY ΠΡΑΣΙΝΟ ΤΑΜΕΙΟ
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΤΟΥ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ
1. Καινοτομία - Προκλήσεις (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς την καινοτομία τους. 2. Μεθοδολογία (20% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς τον τρόπο που ακολουθήθηκε στη σχεδίαση/υλοποίηση τους. 3. Αποτελεσματικότητα (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε αντιστοιχία με τους στόχους που είχαν οριστεί, αλλά και συγκρίνοντας τα αποτελέσματα σε σχέση με αντίστοιχα έργα της αγοράς. 4. Καλές πρακτικές (10% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα συμπεράσματα και οι καλές πρακτικές της πρωτοβουλίας / ενέργειας/ έργου που μπορούν να αξιοποιηθούν από άλλες εταιρείες. 5. Βαθμός αναπαραγωγιμότητας (10% βαρύτητα)
Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε σε σχέση με την δυνατότητα αξιοποίησης της από άλλους
• Να περιγράψτε την πρωτοβουλία / έργο της υποψηφιότητάς σας, τα αποτελέσματα και τη σύνδεση με τη στρατηγική και τις συγκεκριμένες ανάγκες / απαιτήσεις της εταιρείας / οργανισμού ή του πελάτη σας. Οι υποψηφιότητες πρέπει να παρέχουν σαφείς περιγραφές με βάση την δομή
Πρόκληση- Λύση - Οφέλη.
• Να δώσετε έμφαση στα στοιχεία εκείνα που καθιστούν τη συγκεκριμένη πρωτοβουλία/ έργο μοναδική, ανταγωνιστική και καινοτόμο στην κατηγορία που υποβάλλετε υποψηφιότητα και περιγράψετε τους λόγους για τους οποίους θεωρείτε ότι πρέπει να ξεχωρίσει η υποψηφιότητά σας.
• Να συμπεριλάβετε ποιοτικά ή ποσοτικά δεδομένα και χαρακτηριστικά, που κατά την κρίση σας, ενισχύουν την υποψηφιότητα σας.
• Να χρησιμοποιείτε απλό κείμενο (plain text).
6. Περιγραφή & στοιχεία της υποψηφιότητας (έως 1.000 λέξεις)
Στρατηγικός Σχεδιασμός- Προκλήσεις
Ο Δημόσιος Τομέας υφίσταται τα τελευταία χρόνια μία ριζική αναδιοργάνωση σε όλα τα επίπεδα με απώτερο σκοπό την αποτελεσματικότερη λειτουργία των Υπηρεσιών και κατά συνέπεια την ποιοτικότερη εξυπηρέτηση πολιτών, επιχειρήσεων και φορέων. Στο πλαίσιο αυτό, το Πράσινο Ταμείο προκειμένου να
βελτιώσει τις υπηρεσίες προς τους δήμους και τους λοιπούς φορείς που χρηματοδοτεί, προχώρησε στην ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας υποβολής και διαχείρισης προτάσεων στα χρηματοδοτικά του προγράμματα. Η πλατφόρμα λειτουργεί διαδικτυακά, διαχειρίζεται το σύνολο των ροών εργασίας από την υποβολή πρότασης μέχρι και την ολοκλήρωση του χρηματοδοτούμενου έργου, ενώ παράλληλα είναι πλήρως εναρμονισμένη με τις βασικές αρχές που διέπουν τη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων του δημόσιου τομέα, σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στην Εθνική Ψηφιακή Στρατηγική και στην Ψηφιακή Βίβλο.
Η πολυδιάσπαση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους επιχορηγούμενους φορείς σε συνδυασμό με τις αυξημένες ανάγκες χρηματοδότησης ολοένα και περισσότερων φορέων, αποτέλεσαν την βασικότερη πρόκληση που κλήθηκε να αντιμετωπίσει το Πράσινο Ταμείο κατά την τελευταία διετία. Ήταν ακριβώς αυτή η πρόκληση, η οποία οδήγησε στον λεπτομερή σχεδιασμό και την ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης all-in-one πλατφόρμας, που θα οργάνωνε τις λειτουργίες και θα βελτιστοποιούσε τις διαδικασίες, βάζοντας κανόνες στην αλληλεπίδραση με τους χρηματοδοτούμενους φορείς.
Ιδέα, Σχεδίαση και Καινοτομία
Η νέα πλατφόρμα υποβολής και διαχείρισης προτάσεων του Πράσινου Ταμείου λειτουργεί από τον Απρίλιο του 2020, εξυπηρετώντας πλήρως ηλεκτρονικά το σύνολο των φορέων που υποβάλλουν προτάσεις χρηματοδότησης, στο πλαίσιο των προγραμμάτων του φορέα. Επιπλέον, εξυπηρετεί πλήρως ηλεκτρονικά όλους τους εργαζομένους του Ταμείου, προσφέροντας μια πλειάδα δικαιωμάτων χρήσης, ανάλογα με τους ρόλους που έχουν οριστεί σε διοικητικό επίπεδο.
Για κάθε νέα πρόσκληση που ανακοινώνεται η πλατφόρμα αρχικοποιείται δυναμικά, ούτως ώστε να καλύπτει το σύνολο των διαφορετικών απαιτήσεων τόσο σε επίπεδο ζητούμενων δικαιολογητικών και εγγράφων, όσο και σε επίπεδο ροής εργασίας και διαχείρισης των προτάσεων που θα υποβληθούν. Συγκεκριμένα, για κάθε πρόσκληση ορίζονται δυναμικά από τον διαχειριστή του συστήματος οι κάτωθι παράμετροι:
- Ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης της πρόσκλησης, με δυνατότητα αυτόματης έναρξής και λήξης από το σύστημα, έχοντας ως στόχο την εξασφάλιση της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης των φορέων που υποβάλλουν πρόταση.
- Πεδία που πρέπει να συμπληρώνονται από τους χρήστες των φορέων που υποβάλλουν πρόταση: για κάθε πεδίο ορίζεται το είδος του (δηλ. αν είναι κείμενο, αριθμός, ημερομηνία, συνημμένο αρχείο κ.λπ), ο τίτλος του, η περιγραφή του (δηλ. οδηγίες συμπλήρωσης) και το εάν είναι υποχρεωτικό ή όχι.
- Δυνητικοί δικαιούχοι της πρόσκλησης: σε πολλές περιπτώσεις μια πρόσκληση απευθύνεται σε συγκεκριμένους φορείς, οι οποίοι ορίζονται εξ αρχής ως έχοντες το δικαίωμα υποβολής, εξαιρώντας όλους τους υπόλοιπους που δεν έχουν δικαίωμα πρόσβασης στην συγκεκριμένη πρόσκληση.
- Βήματα που πρέπει να ακολουθεί κάθε πρόταση που υποβάλλεται: Κάθε βήμα αποτελεί και μια διαφορετική διοικητική πράξη η οποία εκτελείται από το αρμόδιο στέλεχος της Υπηρεσίας, που το έχει χρεωθεί. Για παράδειγμα, κατά την υποβολή μιας πρότασης, το πρώτο βήμα δύναται να είναι η πρωτοκόλληση, το δεύτερο η χρέωση από τον διευθυντή στο μηχανικό, το τρίτο ο έλεγχος των δικαιολογητικών από το μηχανικό και η επιστροφή για διευκρινίσεις ή η αποδοχή κ.λπ. Οι χρεώσεις
μπορούν να πραγματοποιούνται από τον προηγούμενο ρόλο στον επόμενο με αυτόματο ή χειροκίνητο τρόπο.
- Ενέργειες που εκτελούνται σε κάθε βήμα: κάθε διοικητική πράξη που εκτελείται σε κάθε βήμα, περιλαμβάνει διαφορετικές ενέργειες σε αλληλουχία, οι οποίες πρέπει να εκτελεστούν στο σύνολο τους προκειμένου να ολοκληρωθεί το βήμα. Για παράδειγμα στο βήμα υποβολής συμπληρωματικών δικαιολογητικών από τον φορέα που έχει υποβάλει μια πρόταση, ο χρήστης του φορέα πρέπει να ακολουθήσει όλες τις ενέργειες που προτείνονται από τον μηχανικό που έχει διενεργήσει τον έλεγχο σε προηγούμενο βήμα, προκειμένου να προχωρήσει η πρόταση στο επόμενο βήμα που είναι ο επανέλεγχος από το μηχανικό.
Η νέα πλατφόρμα υποβολής και διαχείρισης προτάσεων του Πράσινου Ταμείου διαθέτει ένα ειδικά σχεδιασμένο σύστημα αυθεντικοποίησης χρηστών, το οποίο σε επίπεδο βάσης δεδομένων κάνει χρήση εργαλείων κρυπτογράφησης σύμφωνα με τον Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων. Επιπλέον, κάθε χρήστης είναι συνδεδεμένος με τον φορέα που εκπροσωπεί, γεγονός που επιτρέπει την πρόσβαση του και την υποβολή πρότασης μόνο στις προσκλήσεις που ο φορέας αυτός είναι δυνητικό δικαιούχος.
Σε επίπεδο διαχειριστή, η πλατφόρμα διαθέτει πλήρη σειρά αναφορών, γεγονός που επιτρέπει την εύκολη και γρήγορη εξαγωγή στατιστικών στοιχείων ανά πρόσκληση, φορέα, περιφέρεια κ.λπ.
Επιπλέον των ανωτέρω, η πλατφόρμα διαθέτει ειδικό υποσύστημα μέσω του οποίου είναι δυνατή η πρόσβαση στους φακέλους των προτάσεων που έχουν υποβληθεί προγενέστερα της έναρξης λειτουργίας της. Συγκεκριμένα, το σύνολο των παλαιών προτάσεων και των συνοδευτικών τους αρχείων έχουν ψηφιοποιηθεί και έχουν εισαχθεί στην πλατφόρμα, με αποτέλεσμα να είναι διαθέσιμα τόσο στις υπηρεσίες του Πράσινου Ταμείου, όσο και στους φορείς που έχουν χρηματοδοτηθεί στο παρελθόν, δημιουργώντας ένα εξατομικευμένο αποθετήριο προτάσεων για κάθε φορέα ξεχωριστά.
Προκειμένου να διασφαλιστεί ένα επίπεδο επεκτασιμότητας στο σχεδιαζόμενο πληροφοριακό σύστημα, η Βάση Δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να χρησιμοποιείται κωδικοποιημένη πληροφορία. Αυτό έχει σκοπό να μπορεί να αξιοποιηθεί καλύτερα και να είναι αναγνώσιμη από άλλα πληροφοριακά συστήματα τα οποία θα χρησιμοποιηθούν ως επέκταση. Η πλήρης τεκμηρίωση της Βάσης Δεδομένων έχει βοηθήσει στην μελλοντική μελέτη της για το σκοπό αυτό. Η κωδικοποίηση έχει βοηθήσει επίσης στην μεγιστοποίηση του βαθμού παραμετροποίησης του συστήματος ώστε αυτό να ενημερώνεται εύκολα και άμεσα. Ο αντικειμενοστραφής τρόπος σχεδιασμού εξυπηρετεί στην επαναχρησιμοποίηση των περιεχομένων, όπως και η χρήση πολλαπλών επιπέδων βοηθάει στο διαχωρισμό των τριών επιπέδων λειτουργίας: καταχώρηση, επεξεργασία και προβολή. Η υλοποίηση web services διαχωρίζουν με σαφήνεια το επίπεδο λογικής από το επίπεδο δεδομένων και παρουσίασης.
KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας
Δείκτης (KPI): Αριθμός των χρηστών – φορέων που έχουν εγγραφεί στην πλατφόρμα
Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 332 δήμοι και 150 άλλοι φορείς
Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 100% για τους δήμους και 157% για τους λοιπούς φορείς
Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 332 δήμοι και 350 άλλοι φορείς
Δείκτης (KPI): Αριθμός των προτάσεων που έχουν υποβληθεί στην πλατφόρμα
Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 350 προτάσεις δήμων και 120 προτάσεις άλλων φορέων
Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 183% για τις προτάσεις δήμων και 125% για τους λοιπούς φορείς
Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 250 προτάσεις δήμων και 100 προτάσεις άλλων φορέων