Έξυπνο Σύστημα Διαχείρισης Αθλητικών και Πολιτιστικών Γεγονότων - Δήμος Πεντέλης - Intelliserv Best City Awards 2020
Έξυπνο Σύστημα Διαχείρισης Αθλητικών και Πολιτιστικών Γεγονότων στο Δήμο Πεντέλης - Intelliserv
Στρατηγικός Σχεδιασμός και Στόχοι
Η δραματική εξάπλωση της πανδημίας κατά το τελευταίο εξάμηνο δημιούργησε νέες συνθήκες, οι οποίες εκτός από την θωράκιση της υγείας κατά την αλληλεπίδραση των πολιτών, απαιτούν και την ανάπτυξη νέων εργαλείων που θα εξασφαλίζουν τις ποιοτικές συναλλαγές σε όλο το φάσμα των παρεχόμενων υπηρεσιών από τους δήμους προς τους πολίτες. Επιπλέον, η υλοποίηση και εφαρμογή των εν λόγω εργαλείων πρέπει να έχει ως στόχο την διατήρησή τους όχι μόνο κατά την δύσκολη περίοδο της πανδημίας, αλλά και μετά από αυτή, τοποθετώντας σε νέες βάσεις τις σχέσεις και τις συναλλαγές του δήμου με τους πολίτες, ορίζοντας τους κανόνες για την δημιουργία πραγματικών έξυπνων πόλεων στο πλαίσιο της Εθνικής Ψηφιακής Στρατηγικής.
Λαμβάνοντας υπόψη τα ανωτέρω, ο δήμος μας ανταποκρίθηκε άμεσα από τον Μάιο του 2020 και υλοποίησε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα για την οργάνωση και διαχείριση των πολιτιστικών και αθλητικών δραστηριοτήτων, με στόχο τόσο την εφαρμογή πολιτικών αντιμετώπισης του ιού στις εν λόγω δραστηριότητες, όσο και την εν γένει ορθολογική διαχείριση πόρων και υποδομών. Η ανάγκη αυτή προέκυψε δεδομένων των ιδιαίτερα ανεπτυγμένων τομέων πολιτισμού και αθλητισμού στο δήμο μας, οι οποίοι έπρεπε και πρέπει να συνεχίσουν τις δράσεις τους με ασφάλεια και ορθολογική διαχείριση. Το κολυμβητήριο, το κλειστό γυμναστήριο, τα γήπεδα τέννις, καθώς και ένα πλούσιο φεστιβάλ καλοκαιρινών πολιτιστικών εκδηλώσεων κατά τη διάρκεια του Ιουλίου, έπρεπε να οργανωθούν με νέες ψηφιακές εφαρμογές, προκειμένου να λειτουργήσουν απρόσκοπτα και με ασφάλεια.
Ιδέα, Σχεδιασμός συστημάτων και Καινοτομία
Η διαφορετικότητα των ανωτέρω δραστηριοτήτων επέβαλε το σχεδιασμό ενός πληροφοριακού συστήματος που θα κάλυπτε όλες τις ανάγκες και θα εξασφάλιζε την πρόσβαση από όλους. Παράλληλα, η ύπαρξη υφιστάμενων εφαρμογών που λειτουργούν κάτω από μια ενιαία πλατφόρμα επέβαλε την ίδια προσέγγιση και για το νέο σύστημα, το οποίο έπρεπε να λειτουργεί με ίδιους όρους και στο πλαίσιο των εφαρμογών έξυπνης πόλης που αναπτύχθηκαν κατά τον τελευταίο χρόνο. Στο πλαίσιο αυτό αναπτύχθηκε το σύστημα IntelliServ, μέσω του οποίου ένας πολίτης μπορεί να κάνει κράτηση σε οποιαδήποτε αθλητική (κολυμβητήριο, τένις, αθλητικά προγράμματα κ.λπ) ή πολιτιστική δραστηριότητα (εκδηλώσεις, συναυλίες, θερινό σινεμά, τμήματα ζωγραφικής και χορού κ.λπ), χωρίς να απαιτείται η φυσική παρουσία του στους χώρους των δραστηριοτήτων αυτών.
Συγκεκριμένα, ο πολίτης εγγράφεται ηλεκτρονικά και ταυτοποιείται με χρήση κωδικού που αποστέλλεται στο κινητό ή εκφωνείται στο σταθερό που δηλώνεται κατά την εγγραφή. Με την εισαγωγή του εν λόγω κωδικού στο αντίστοιχο πεδίο, ενεργοποιείται ο λογαριασμός, και ο πολίτης έχει πλέον πρόσβαση προκειμένου να κάνει αίτηση για την πολιτιστική ή αθλητική δραστηριότητα που τον ενδιαφέρει.
Στην περίπτωση που υπάρχουν κενές θέσεις, το σύστημα αποδέχεται την αίτηση και παράγει αυτόματα ένα μοναδικό ηλεκτρονικό πάσο με ενσωματωμένο QR code, το οποίο είτε τυπώνεται είτε αποθηκεύεται στο κινητό του πολίτη, προκειμένου να σαρωθεί κατά την είσοδο και κατά την έξοδο από τον πολιτιστικό ή τον αθλητικό χώρο.
Η καινοτομία του συστήματος είναι ότι δύναται να διαχειριστεί ταυτόχρονα διαφορετικές εκδηλώσεις ή γεγονότα με εντελώς διαφορετικά χαρακτηριστικά το καθένα. Έτσι στην περίπτωση του κολυμβητηρίου το σύστημα δίνει τη δυνατότητα επιλογής ημέρας, ώρας αλλά ακόμα και
διαδρομής εντός της πισίνας στην οποία επιθυμεί να κολυμπήσει ο πολίτης, ενώ παρουσιάζει αναλυτική εικόνα των -μέχρι τη στιγμή της αίτησης- κρατήσεων ανά ημέρα, ώρα και διαδρομή.
Αντιστοίχως, στην περίπτωση πολιτιστικής εκδήλωσης το σύστημα δίνει τη δυνατότητα προσωποποιημένης κράτησης, αλλά και την εισαγωγή επιπλέον ατόμων στην ίδια κράτηση προκειμένου να εξυπηρετηθούν οικογένειες ή παρέες με περισσότερα άτομα.
Εύκολα, γρήγορα και προπάντων με μηδενική επαφή μεταξύ πολιτών και στελεχών του δήμου, καθίσταται δυνατή η διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων, για τις οποίες μάλιστα τηρείται αναλυτικό ηλεκτρονικό αρχείο, για την περίπτωση που θα χρειαστεί να πραγματοποιηθεί ιχνηλάτηση λόγω Covid-19 και να ενημερωθούν όλοι οι πολίτες που εκτέθηκαν σε επαφή με πιθανό κρούσμα. Στην περίπτωση αυτή, ο διαχειριστής ορίζει την ομάδα των ατόμων που πρέπει να ενημερωθεί και το σύστημα αποστέλλει αυτοματοποιημένο sms με σχετική προειδοποίηση. Η ομάδα αυτή ορίζεται με κριτήρια όπως (α) η ημέρα και η ώρα παρουσίας στην αθλητική εγκατάσταση ή (β) η συγκεκριμένη εκδήλωση στην οποία παρουσιάστηκε το κρούσμα, ενώ τα στοιχεία των πολιτών παραμένουν κρυπτογραφημένα στην βάση δεδομένων και δεν είναι προσβάσιμα από τον διαχειριστή.
Διαδικασία Υλοποίησης
Για την υλοποίηση του εν λόγω συστήματος ελήφθησαν υπόψη οι υφιστάμενες υποδομές πληροφορικής στο δήμο, όπως αυτές έχουν αναπτυχθεί και λειτουργούν από τις αρχές του 2020. Το νέο σύστημα αποτέλεσε μέρος της νέας πλατφόρμας έξυπνων πόλεων, προκειμένου να αποφευχθεί ο κατακερματισμός των ψηφιακών υπηρεσιών και οι πολίτες να έχουν την δυνατότητα πρόσβασης από την επίσημη διαδικτυακή πύλη του δήμου. Η διαφορετικότητα των ετερόκλητων πολιτιστικών και αθλητικών δραστηριοτήτων επέβαλε την συναναστροφή της ομάδας ανάπτυξης με στελέχη από διάφορες υπηρεσίες του δήμου, τα οποία διέθεταν διαφορετικό επίπεδο εξοικείωσης με τις ψηφιακές υπηρεσίες και εξέφραζαν διαφορετικές ανάγκες που έπρεπε να καλυφθούν.
Με γνώμονα τα ανωτέρω, το νέο σύστημα υλοποιήθηκε με τεχνολογίες ανοικτών προτύπων, ενώ αναπτύχθηκαν πλήρως δυναμικές ροές εργασιών, ούτως ώστε να είναι δυνατή η εξυπηρέτηση γεγονότων με οποιαδήποτε χαρακτηριστικά. Παράλληλα, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή του «σχεδιάζοντας για όλους», δόθηκε έμφαση στο σχεδιασμό των οθονών των πολιτών και των διαχειριστών, προκειμένου να καταστεί δυνατή η εύκολη χρήση από οποιοδήποτε χρήστη σε οποιαδήποτε συσκευή.
Οφέλη και αποτελέσματα
Η νέα ψηφιακή υπηρεσία δίνει την δυνατότητα στα τμήματα πολιτισμού και αθλητισμού να λειτουργήσουν γρήγορα, αποτελεσματικά και με ασφάλεια, παρακάμπτοντας τις έντυπες λίστες και τηρώντας ψηφιακά αρχεία που εξασφαλίζουν αφενός μεν την ασφάλεια των δεδομένων, αφετέρου δε την ιχνηλάτηση των εμπλεκόμενων πολιτών σε περίπτωση κρούσματος Covid-19.
Επιπλέον των ανωτέρω, η νέα αυτή υπηρεσία δίνει μια μοναδική ευκαιρία για ορθολογική διαχείριση πόρων και υποδομών, δεδομένου ότι: (α) συμβάλει στην ισοκατανομή των πολιτών που συμμετέχουν στις αθλητικές δραστηριότητες σε μέρες, ώρες και προγράμματα, (β) παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο τις κρατήσεις και παράγει ειδοποιήσεις τυχόν υπερβάσεων στις συμμετοχές και (γ) δίνει κατευθύνσεις για το σχεδιασμό των επόμενων πολιτιστικών και αθλητικών εκδηλώσεων, μέσω της πλήρους σειράς στατιστικών που παράγει σε πραγματικό χρόνο.
Τέλος, η χρήση της νέας ψηφιακής υπηρεσίας δημιουργεί δικαιολογημένα και ένα αίσθημα ασφάλειας στους πολίτες, οι οποίοι θέλουν και πρέπει να αισθάνονται ασφαλείς και προστατευμένοι κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους.
Ποσοτικά και Ποιοτικά Χαρακτηριστικά
Παρακάτω παρουσιάζονται δεδομένα καταγραφής στο διάστημα 01.06.2020 – 30.10.2020 :
Αριθμός έγκυρων χρηστών στο σύστημα: 1.973
Αριθμός καταγεγραμμένων αιτήσεων για πολιτιστικές εκδηλώσεις: 1.654
Αριθμός καταγεγραμμένων αιτήσεων για αθλητικές εκδηλώσεις: 4.658
Αριθμός επιβεβαιωμένων κρατήσεων από πολίτες που προσήλθαν στις πολιτιστικές εκδηλώσεις: 1.249
Αριθμός επιβεβαιωμένων κρατήσεων από πολίτες που προσήλθαν στις αθλητικές εκδηλώσεις: 4.507
Αριθμός αυτόματα ειδοποιημένων ατόμων για κρούσμα Covid-19: 0,00
Μείωση των ατόμων που βρίσκονται στο χώρο των αθλητικών χώρων ταυτόχρονα (ημερήσια βάση): 13%
Εξυπηρετούμενοι
Α) Πολίτες
Β) Δημοτικοί υπάλληλοι
KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας
Δείκτης (KPI): Αριθμός των ηλεκτρονικά καταγεγραμμένων αιτήσεων για πολιτιστικές εκδηλώσεις
Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 2.100
Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 79%
Τιμή Στόχος για το έτος 2020 (Αριθμός): 2.900
Δείκτης (KPI): Αριθμός των ηλεκτρονικά καταγεγραμμένων αιτήσεων για αθλητικές εκδηλώσεις
Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 3.500
Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 133%
Τιμή Στόχος για το έτος 2020 (Αριθμός): 5.500