Διαχείριση Δημοτικού Κοιμητηρίου Μεγάρων - CemeteryWatch - Best City Awards 2020
Διαχείριση Δημοτικού Κοιμητηρίου Μεγάρων - CemeteryWatch
Ο Δήμος Μεγαρέων τα τελευταία χρόνια έχει ξεκινήσει μια συστηματική προσπάθεια να μεταφέρει τις υπηρεσίες του στην νέα ψηφιακή εποχή. Μετά από την επιτυχία του συστήματος παροχής ηλεκτρονικών πιστοποιητικών στους πολίτες του, καινοτομεί και πάλι με την προσθήκη της εφαρμογής CemeteryWatch στον κατάλογο των ηλεκτρικών υπηρεσιών του.
Αντικείμενο της εφαρμογής είναι η αποτύπωση σε ψηφιακό χάρτη του υφιστάμενου δημοτικού νεκροταφείου, ο οποίος διαθέτει σαφή και επικαιροποιημένη χάραξη των θέσεων ταφής. Όλες οι θέσεις ταφείς είναι αριθμημένοι ακολουθώντας την πραγματική αρίθμηση στο πεδίο, ενώ παράλληλα για καθέναν από αυτούς παρέχονται πληροφορίες και χαρακτηριστικά (π.χ. διαστάσεις, ατομικός ή οικογενειακός κ.λπ.). Επιπλέον, για κάθε τάφο παρέχονται αναλυτικά στοιχεία του θανόντος, ενώ παράλληλα υπάρχει ιστορικό σχετικό με τις ταφές που έχουν πραγματοποιηθεί στο παρελθόν. Η κατάσταση του εκάστοτε τάφου αναφορικά με το αν είναι κενός ή κατειλημμένος, αποτυπώνεται με διαφορετικούς χρωματισμούς στον ψηφιακό χάρτη προκειμένου να είναι εύκολη οποιαδήποτε αναζήτηση.
Εκτός από τα χαρακτηριστικά του τάφου παρέχονται και αναλυτικά στοιχεία των υπόχρεων πολιτών που έχουν την ευθύνη, καθώς και πλήρη οικονομικά στοιχεία. Η εφαρμογή μπορεί να αντλεί στοιχεία (περιγραφικά ή οικονομικά) από την εφαρμογή οικονομικής διαχείρισης του δήμου, δίνοντας την δυνατότητα παρακολούθησης των οικονομικών δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, ακόμα και αν ο χρήστης βρίσκεται στο πεδίο με μια κινητή συσκευή. Επιπλέον, μέσω της εφαρμογής είναι δυνατή η online υποβολή αιτήματος για δέσμευση θέσης ταφής από πολίτες ή γραφεία τελετών. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται αυστηρή και διαφανής τήρηση της σειράς προτεραιότητας και εξορθολογίζεται συνολικά η διαχείριση μιας ροής εργασίας με εξαιρετικά ευαίσθητο κοινωνικό και ανθρώπινο χαρακτήρα.
Στόχος του πληροφοριακού συστήματος είναι να παρουσιάζει ανά πάσα στιγμή και σε πραγματικό χρόνο την εικόνα που επικρατεί στο κοιμητήριο. Για το σκοπό αυτό, το στέλεχος του δήμου που εκτελεί καθήκοντα επίβλεψης, διαθέτει τερματικό (κινητή συσκευή), μέσω του οποίου μπορεί να εισέλθει στο σύστημα μέσω διαδικτύου και να ενημερώσει για τις αλλαγές που πραγματοποιούνται σε πραγματικό χρόνο. Μέσω ειδικής οθόνης μπορεί να επιλέγει θέση ταφής και να ενημερώσει το σύστημα. Ειδικότερα, το στέλεχος ενημερώνει in-situ την εφαρμογή, η οποία εν συνεχεία παρέχει ειδοποιήσεις (notifications) στην κεντρική υπηρεσία του δήμου, προκειμένου να υπάρχει σαφής απεικόνιση σε πραγματικό χρόνο.
Τέλος, πρόσβαση στην εφαρμογή δύνανται να έχουν και οι υπόχρεοι, οι οποίοι λαμβάνουν ενημέρωση για το χρόνο που απομένει έως την εκταφή, καθώς και για τις οφειλές τους σε ετήσια βάση.
Ο ψηφιακός χάρτης αποτύπωσης των θέσεων ταφής είναι πλήρως παραμετροποιήσιμος ως προς τον αριθμό, τη θέση και τις διαστάσεις αυτών, ούτως ώστε να είναι δυνατή οποιαδήποτε αλλαγή προκύψει στο πλαίσιο χωροταξικών τροποποιήσεων που θα αποφασίσει ο δήμος.
Αντίστοιχη παρακολούθηση είναι διαθέσιμη και για τα οστεοφυλάκια των κοιμητηρίων, στα οποία καθίσταται δυνατή η χωροταξική τοποθέτηση, καθώς και ο έλεγχος των οικονομικών δεδομένων.
Οφέλη - Αποτελέσματα
Βασικό λόγο επιτυχίας της παρούσας εφαρμογής αποτελεί το γεγονός ότι εκτός από τον απόλυτο εξορθολογισμό των θέσεων ταφής που είχε ως στόχο την εξασφάλιση πολύτιμων κενών θέσεων, παρήχθησαν και έσοδα τα οποία, αφενός μεν δεν αναμένονταν, αφετέρου δε καλύπτουν σχεδόν στο σύνολό τους τις ανάγκες συντήρησης του κοιμητηρίου των Μεγαρέων. Παράλληλα, δόθηκε η δυνατότητα στο δήμο μας και στις υπηρεσίες του, για πρώτη φορά στην ιστορία, να καταγράψουν αναλυτικά τις 4.311 θέσεις ταφής και να αποκτήσουν σαφή εικόνα για την διαθεσιμότητα κενών θέσεων, γεγονός που έλυσε άπαξ το μεγάλο πρόβλημα της εύρεσης κενών θέσεων ταφής για τους θανόντες συμπολίτες μας. Ως εκ τούτου, με στο συγκεκριμένο σύστημα, ο δήμος μας υλοποίησε μια σημαντική παρέμβαση τόσο σε οικονομικό όσο και σε κοινωνικό επίπεδο.
Ποσοτικά και Ποιοτικά Στοιχεία
Παρακάτω παρουσιάζονται ποσοτικά και ποιοτικά χαρακτηριστικά της πλατφόρμας από 1.7.2020 – 30.10.2020.
Αποτυπωμένα σημεία σε ψηφιακό χάρτη:
· Αριθμός εξακριβωμένων θέσεων που ήταν μη αναγνωρίσιμες : 718
· Έσοδα : 35.918 € (άυξηση 55% συγκριτικά με το αντίστοιχο τετράμηνο του 2019)
· Αριθμός οικονομικά τακτοποιημένων θέσεων ταφής : 422
Εξυπηρετούμενοι
Α) 15 Υπηρεσιακά Στελέχη (Υπάλληλοι γραφείου νεκροταφείου, λογιστήριο)
Β) Πολίτες : 31.000
KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας
Δείκτης (KPI): Εξακρίβωση θέσεων που ήταν μη αναγνωρίσιμες
Τιμή Στόχος για το πρώτο τετράμηνο λειτουργίας εντός του 2020 (Αριθμός): 500
Τιμή Στόχος για το έτος 2020 (Αριθμός): 800
Ποσοστό (%) επίτευξης στόχου του πρώτου τετράμηνου: 143,6 %
Δείκτης (KPI): Έσοδα από τα τέλη κοιμητηρίου
Τιμή Στόχος για το πρώτο τετράμηνο λειτουργίας εντός του 2020 (Ποσό): 25.000 €
Τιμή Στόχος για το έτος 2020 (Αριθμός): 40,000 €
Ποσοστό (%) επίτευξης στόχου του πρώτου τετράμηνου: 143,7 %